Lo scopo di questa comunicazione è di fornire importanti informazioni relative a questo cambiamento e quali sono gli effetti sugli attuali certificati emessi.
Cosa è cambiato?
Ci sono alcuni cambiamenti sostanziali tra il nuovo standard ISO rispetto allo standard precedente OHSAS. Questi cambiamenti derivano in larga misura dall'adozione della struttura comune per tutti gli standard del sistema di gestione ISO, che consiste in una "Struttura ad alto livello" (High Level Structure HLS), in una terminologia che presenta testi e definizioni comuni, in requisiti condivisi. Questa struttura è particolarmente utile per le organizzazioni con sistemi di gestione integrati, in quanto vi sono elementi e requisiti sempre più omogenei tra le nuove norme relative ai vari sistemi di gestione, che rendono più facile la transizione. Ci sono anche modifiche aggiuntive, specifiche per ISO 45001, e sebbene molte di queste siano riconoscibili nella loro origine dai requisiti di OHSAS 18001, esistono una serie di differenze significative sia nella formulazione sia nell’attribuzione di importanza.
Quale azione devo intraprendere per prepararmi il nuovo standard?
Ti consigliamo di iniziare a esaminare i cambiamenti della nuova ISO 45001 il prima possibile, prendendo in considerazione quanto segue:- Familiarizza con i requisiti del nuovo standard e identifica eventuali discrepanze che possono esistere tra tali requisiti e i tuoi attuali sistemi e procedure.
- Sviluppa un piano per affrontare eventuali modifiche richieste (comprese eventuali modifiche o aggiornamenti al tuo sistema di gestione).
- Pensa a come trasmettere al personale coinvolto una formazione e una consapevolezza adeguate e attuare il piano.
Per quanto tempo sarà valido il mio attuale certificato?
Come è consuetudine con questi cambiamenti, viene definito un periodo di migrazione di 3 anni dalla data di pubblicazione del 12 marzo 2018, durante il quale i certificati emessi rispetto alla norma OHSAS 18001 rimarranno validi.
In quanto tempo posso essere sottoposto ad audit con ISO 45001?
I certificati ISO45001 potranno essere emessi solo dopo che DNV GL avrà ottenuto gli accreditamenti pertinenti per la certificazione rispetto al nuovo standard. Il nostro obiettivo è quello di farlo al più presto, anche se la tempistica dipende in larga misura dai piani dei singoli enti di accreditamento. Una volta che avremo gli accreditamenti necessari, il prima possibile sarà predisposto un audit per la migrazione per ciascuna organizzazione ne faccia richiesta.
Quando verrà effettuato un audit di migrazione?
In caso di certificazione accreditata, un audit di migrazione può essere eseguito durante qualsiasi audit programmato durante il periodo di migrazione. A quel punto sarà necessario un ulteriore tempo di audit perché, oltre alle consuete attività di audit, l’auditor dovrà valutare se i requisiti nuovi e modificati nell'ambito della norma ISO 45001 sono stati adeguatamente affrontati e attuati in modo efficace. Sarai avvisato del tempo di audit aggiuntivo necessario prima che venga svolta un'attività di verifica.
Per un certificato OHSAS 18001 non accreditato, ci sono due opzioni:
- Intraprendere un audit di trasferimento (per trasferire il certificato OHSAS 18001 esistente a un certificato accreditato) durante qualsiasi audit programmato, facendolo poi seguire da un audit di migrazione a ISO 45001. Per queste attività saranno necessari tempi di verifica aggiuntivi, a seconda di quanto previsto dalla vigenti disposizioni.
- Prevedere un audit iniziale per la ISO 45001 in qualsiasi momento (l'opzione più conveniente è quella di prevederlo al posto dell’audit di ricertificazione programmato).
Prima dello svolgimento dell’attività di verifica, ti comunicheremo il tempo di audit aggiuntivo necessario.
In che modo DNV GL gestirà le date di validità del certificato durante questo processo?
I certificati emessi con riferimento all’OHSAS 18001 devono essere migrati in ISO 45001 prima dell'11 marzo 2021. Se l'audit di migrazione viene eseguito durante un audit periodico, la data di validità del certificato del nuovo certificato sarà identica alla data di validità del certificato dell'attuale certificato OHSAS 18001. Se l'audit di migrazione viene eseguito durante un audit di ricertificazione, la data di validità del certificato sarà di 3 anni dalla data di scadenza del certificato OHSAS 18001 esistente. Se un certificato viene rilasciato con riferimento all’OHSAS 18001 dopo il 12 marzo 2018, la data di validità del certificato sarà entro e non oltre l'11 marzo 2021.
Per i certificati non accreditati, la gestione dei certificati e le date di scadenza varieranno a seconda dell'opzione scelta (1 o 2, come indicato sopra).
In che modo DNV GL può aiutarmi?
Sul nostro sito trovate tutte le informazioni necessarie relative al nuovo standard, comprese le modifiche principali, il processo necessario per la migrazione e dettagli su come DNV GL può supportarvi durante il vostro passaggio da OHSAS 18001 a ISO 45001. In caso di domande relative al nuovo standard o alle disposizioni sulla migrazione, non esitate a contattare il vostro DNV GL Lead Auditor o l'ufficio DNV GL locale.