Grazie alla tecnologia oggi è possibile gestire molte attività da remoto. Abbiamo chiesto ad alcuni clienti di raccontarci la loro esperienza nello svolgimento di un audit da remoto.
Ci risponde Gian Paolo Castellaro,HR Directordi Supernap
D: Che situazione è riuscito a risolvere grazie all’audit da remoto?
R: Abbiamo potuto svolgere l’audit di mantenimento delle ISO 50001, 14001 e l’OHSAS 18001, abbiamo completato lo step di audit documentale della SA8000
D: Come vi siete preparati per l’audit?
R: Abbiamo condiviso l’agenda con i vostri auditor, abbiamo fissato i meeting on line con i colleghi coinvolti, abbiamo preparato la documentazione da condividere in una cartella unica per poterla reperire facilmente, abbiamo deciso insieme la piattaforma di comunicazione ritenuta più adatta
D: Ci sono state delle difficoltà? Se sì, come le avete superate?
R: Solo qualche difficoltà di collegamento in alcune fasce orarie della giornata, soprattutto quando condividevamo la documentazione. Con il cambio della piattaforma (da Uber a Teams) abbiamo risolto
D: Quali vantaggi che avete riscontrato?
R: Maggiore efficienza dovuta alla possibilità di concentrarci su un set di documenti predefinito. Ogniqualvolta si esauriva un argomento l’Auditor forniva l’elenco dei documenti da recuperare per quello successivo. Durante la pausa per l’analisi del materiale da parte sua, io ho potuto recuperare i documenti utili allo step successivo per caricarli sulla piattaforma, pronti alla condivisione.
D: Avete riscontrato delle differenze nei risultati rispetto a un audit tradizionale?
R: No
D: È una modalità per le emergenze o vi aspettate di continuare a implementarla?
R: Ci aspettiamo di continuare a utilizzarla nelle fasi di analisi documentale
D: Quanto è durato? Più o meno di un audit normale?
R: Tendenzialmente un po’ meno, ho riscontrato maggiore efficienza nella gestione dei tempi (meno dispersione dovuta all’assenza di spostamenti fisici). L’impossibilità di essere presenti fisicamente ha, secondo me, stimolato il focus su argomenti e documenti da analizzare
Grazie, le chiedo un suo commento generale sull'esperienza del audit da remoto
"Come spesso succede, gli imprevisti e le difficoltà incrementano il livello di risposta e stimolano la volontà di superarle con modalità alternative che, una volta implementate con successo, aprono nuove opportunità. Tutto dipende dalla qualità delle persone coinvolte e dallo spirito di collaborazione che si riesce a condividere all’interno del team di lavoro."
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