Il riesame di direzione rappresenta un requisito delle norme sui sistemi di gestione sin dalle prime stesure. Nell'ultima versione, l'elenco di input e output richiesti è stato integrato e reso più specifico attraverso modifiche che sembrano essere state accolte con favore.
Scopo primo del riesame di direzione è assicurare permanentemente l'idoneità, l'adeguatezza e l'efficacia del sistema di gestione. L'alta direzione di qualsiasi azienda, grande o piccola che sia, può avvalersi del sistema di gestione per affrontare i rischi e raggiungere gli obiettivi aziendali; esso rappresenta un'opportunità se impiegato come strumento strategico in un’ottiva di miglioramento continuo in azienda.
Con questo Espresso Survey, quindi, ci siamo concentrati su una serie di elementi di rilievo per la sezione 9.3 Riesame di Direzione, e abbiamo indagato come le aziende si confrontino con tale requisito delle nuove norme ISO, ponendo domande in relazione a tre punti:
- In quale misura gli input al riesame di direzione includono informazioni su una serie di temi (oggetto o meno di espliciti requisiti delle norme).
- In quale misura gli output del riesame di direzione includono decisioni e azioni relative a una serie di temi (oggetto o meno di espliciti requisiti delle norme).
- In quale misura l'alta direzione riesamina effettivamente il sistema di gestione a intervalli programmati per assicurarne la continua idoneità, adeguatezza ed efficacia.
Quando si tratta di input al riesame di direzione, non sorprende che i punteggi siano più elevati per quelle voci che figuravano già come requisiti nella precedente versione di ciascuna norma, rispetto alle aggiunte nel nuovo testo e a quanto non esplicitamente richiesto dagli standard (Efficacia delle azioni intraprese per affrontare rischi e opportunità (3.8). Gestione delle risorse (3.9 per la qualità e la sicurezza e 3.6 per l'ambiente).
Gli output del riesame di direzione dovrebbero comprendere decisioni e azioni relative a opportunità di miglioramento, modifiche essenziali al sistema di gestione e indicazioni relative alle risorse necessarie. Lo stato di avanzamento delle azioni identificate durante il riesame dovrebbe rientrare come input nel riesame successivo. Dall’indagine risulta che gli output relativi ai requisiti resi obbligatori nelle norme registrano in genere punteggi maggiori di quelli non obbligatori.
Il riesame di direzione è un'attività che l'alta direzione deve svolgere in linea con l'orientamento strategico dell'organizzazione e con l'intento di esaminare le informazioni relative alle performance del sistema di gestione per determinare se lo stesso sia:
- Idoneo – risponde sempre al suo scopo?
- Adeguato – è ancora sufficiente?
- Efficace – ottiene sempre i risultati desiderati?
Ecco perché il riesame di direzione dovrebbe essere condotto con frequenza programmata. Non è tuttavia necessario affrontare tutti gli input in una volta sola, esercizio che potrebbe risultare persino difficoltoso, soprattutto qualora vi siano più norme rispetto alle quali verificare la conformità, perché i punti da affrontare potrebbero essere troppi per un'unica riunione.
Nel complesso, i risultati sembrano indicare che, per la maggioranza delle aziende intervistate, il riesame è una prassi consolidata presso l'alta direzione e che è attivamente impiegato come strumento per la conduzione dell'azienda. Per alcuni, tuttavia, resta ancora strada da fare per dare efficacia al processo e massimizzare l'utilità del sistema di gestione.
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